เทคนิคการจัดงานแถลงข่าว
สุรเดช พันธุ์ลี
หัวหน้ากลุ่มภารกิจสารนิเทศ ศูนย์สื่อสารองค์กร จุฬาฯ
“งานแถลงข่าว” เป็นหนึ่งในกิจกรรมเพื่อการประชาสัมพันธ์ที่ใช้ในการสื่อสารข้อมูล โครงการ กิจกรรมสำคัญต่างๆขององค์กรนำเสนอผ่านสื่อมวลชน เพื่อสร้างการรับรู้แก่ประชาชนในวงกว้างและในระยะเวลาที่รวดเร็ว ที่ผ่านมาการจัดงานแถลงข่าวสื่อมวลชนจึงเป็นเป้าหมายสำคัญที่ผู้บริหารคาดหวังจากฝ่ายประชาสัมพันธ์และสื่อสารองค์กรในหน่วยงานในการจัดงานดังกล่าวให้มีสื่อมวลชนหลักๆมาร่วมงานอย่างหนาตา ยิ่งทะลุเป้าหมายได้ยิ่งดี มีข่าวลงเผยแพร่ในหนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ และเว็บไซต์อย่างแพร่หลาย ซึ่งไม่ใช่เรื่องง่าย งานแถลงข่าวนั้นไม่ใช่คำตอบเพียงอย่างเดียวในการประชาสัมพันธ์ให้ประสบความสำเร็จ ช่องทางในการประชาสัมพันธ์ยังมีอีกมากมายหลายวิธี ขึ้นอยู่กับการเลือกใช้และการวางแผนประชาสัมพันธ์ได้อย่างเหมาะสม
ผศ.ดร.พนม คลี่ฉายา ภาควิชาการประชาสัมพันธ์ คณะนิเทศศาสตร์ จุฬาฯ กล่าวถึงเทคนิคการจัดงานแถลงข่าว ในการอบรมเชิงปฏิบัติการเรื่อง “เทคนิคการจัดงานแถลงข่าวและการจัดกิจกรรมเพื่อการประชาสัมพันธ์” ซึ่งเครือข่ายวิชาชีพประชาสัมพันธ์ จุฬาฯ จัดขึ้นเมื่อเร็วๆนี้ ว่า งานแถลงข่าวเป็นเครื่องมือหนึ่งของการประชาสัมพันธ์ เป็นการสื่อสารแบบสองทาง ทำให้สื่อมวลชนได้สัมผัสกับแหล่งข่าว และรับรู้รายละเอียดของข่าวมากกว่าการเผยแพร่ด้วยการส่งข่าวประชาสัมพันธ์ การแถลงข่าวควรจัดเมื่อเรื่องที่จะแถลงข่าวเป็นประเด็นข่าวสำคัญ และต้องการให้ได้รับการเผยแพร่ทันที มีการชี้แจงรายละเอียดต่างๆ สิ่งที่สื่อมวลชนคาดหวังจากงานแถลงข่าวคือประเด็นข่าวที่จะนำไปรายงานข่าว มีช่วงเวลาถาม – ตอบสำหรับให้สื่อมวลชนได้ซักถามเพิ่มเติม หรือสัมภาษณ์ภายหลังงานแถลงข่าว ก่อนวันแถลงข่าว จะต้องกำหนดประเด็นเนื้อหาและมุมมองข่าวที่จะนำเสนอแก่สื่อมวลชน จากนั้นจึงนำเนื้อหามาเขียนเป็นข่าวที่ถูกต้อง จัดเตรียมประเด็นคำถามและคำตอบแก่ผู้แถลงข่าว หลังวันแถลงข่าว จะต้องติดตามและประเมินผลการแถลงข่าว หากสื่อมวลชนไม่ได้เผยแพร่ข่าว อาจส่งข่าวให้สื่อมวลชนอีกครั้งโดยนำเสนอประเด็นใหม่ ข้อควรระวังในการจัดงานแถลงข่าวคือ ประเด็นข่าวต้องน่าสนใจ จึงจะได้รับความสนใจจากสื่อมวลชน การจัดงานแถลงข่าวมีความเสี่ยงที่ไม่มีสื่อมวลชนมาร่วมงาน ดังนั้นจะต้องเชิญสื่อมวลชนอย่างทั่วถึง มีการยืนยันนัดหมายสื่อมวลชนล่วงหน้า ไม่ควรจัดงานแถลงข่าวพร่ำเพรื่อ ควรเลือกจัดแถลงข่าวเฉพาะข่าวที่เป็นประเด็นสำคัญ อาทิ การแนะนำโครงการใหม่ การแก้ไขสถานการณ์วิกฤติ เป็นต้น
จากประสบการณ์ที่ผ่านมาในฐานะนักประชาสัมพันธ์คนหนึ่งที่ศูนย์สื่อสารองค์กร จุฬาฯ ได้ทำงานเกี่ยวข้องกับงานแถลงข่าวมาแล้วมากมาย ทั้งที่เป็นงานแถลงข่าวแบบเร่งด่วนซึ่งมีเวลาเตรียมตัวไม่ถึง ๒๔ ชั่วโมง งานแถลงข่าวที่มีการเตรียมการล่วงหน้าเป็นเวลานานนับเดือน รวมถึงงานแถลงข่าวที่ศูนย์สื่อสารองค์กร จุฬาฯ ดูแลทุกขั้นตอน หรืองานที่ศูนย์สื่อสารองค์กรเป็นเพียงผู้ประสานงานเท่านั้น (เพราะมีบริษัทจากภายนอกรับผิดชอบงานในส่วนต่างๆทั้งหมดแล้ว) เมื่อได้รับมอบหมายให้จัดงาน แถลงข่าวในประเด็นที่มีความน่าสนใจและเหมาะสมที่จะจัดงานแถลงข่าว สิ่งที่จะต้องเป็นอันดับแรกคือ การตั้งสติ คิดวางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบ มีการมอบหมายกระจายงานแก่ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องอย่างทั่วถึง ทุกคนที่ได้รับมอบหมายหน้าที่ปฏิบัติตามแผนการจัดงานแถลงข่าวที่วางไว้ ทั้งก่อนงาน ระหว่างงาน และภายหลังงาน รวมทั้งนำบทเรียนจากการจัดงานแถลงข่าวที่ผ่านมา เพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขให้งานแถลงข่าวครั้งต่อไปมีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด เพราะงานแถลงข่าวเป็นกิจกรรมประชาสัมพันธ์ที่อยู่คู่กับการทำงานของนักประชาสัมพันธ์อย่างไม่อาจหลีกเลี่ยงได้ ในการจัดงานแถลงข่าวมีหลายปัจจัยที่มีผลต่อจำนวนนักข่าวที่มาร่วมงาน ไม่ว่าผลลัพธ์จะเป็นเช่นไร อย่างน้อยเราก็มั่นใจว่าได้ทำหน้าที่ที่รับผิดชอบ ในส่วนต่างๆอย่างดีที่สุดแล้ว
